Su sitio web, su oficina digital 

Su sitio web, su oficina digital

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Su sitio web, su oficina digital

Utilizar su sitio web como oficina digital es una revolución en la historia de la oficina. Cada vez hay más herramientas, desarrollo web, software y servicios disponibles online hacen posible una oficina digital. Sin procedimientos engorrosos, ni montones de carpetas. 

Los molestos costos de impresión, envío, almacenamiento y suministros de oficina simplemente se ahorran con la oficina digital. A través del desarrollo web de su sitio podrá acceder a todos los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

Por último, pero no menos importante, el medio ambiente también se beneficia, porque la producción de papel devora bosques enteros y otros recursos. Ya ve que la oficina digital en su sitio web no trae más que ventajas.

Oficina digital: menos papel y más eficiencia

Claramente, la transición a una oficina sin papel en su sitio web requiere un poco de esfuerzo. Pero cada paso, por pequeño que sea, se verá recompensado rápidamente. 

Revisar papeles y documentos

Antes de comenzar a deshacerse del papel, todos los documentos deben revisarse cuidadosamente. Decida aquí lo que quiera digitalizar o lo que irá a la trituradora de inmediato.

El siguiente paso será hacer uso de un potente escáner que pueda escanear cualquier tipo de documento de manera legible. De esta manera, los recibos, facturas y resto de documentos se pueden almacenar digitalmente. 

Nombrar y archivar documentos digitales para que puedan ser encontrados

Piense en un buen sistema para nombrar los archivos individuales. Esto logrará que la oficina digital sea mucho más útil que pilas de archivos irreconocibles. Utilice al menos la fecha de recepción y palabras clave útiles sobre el contenido de los documentos. Es recomendable almacenar los archivos en formatos comunes como PDF o TIFF. Esto facilita un rápido acceso posterior para todos los que tienen que ver con los documentos.

Diversas herramientas para su sitio web pueden ayudarle a agilizar este proceso. Dependiendo de la configuración, por ejemplo, los archivos PDF entrantes desde el buzón se asignan inmediatamente a las carpetas de destino correctas.

Configurar un sistema de gestión de documentos

Los documentos cuidadosamente escaneados y archivados por sí solos no le sirven de nada. Un buen sistema de gestión de documentos dentro de su sitio web es importante para una administración sin complicaciones de su oficina digital. 

Son populares los sistemas basados ​​en la nube como Dropbox o Google Drive, que permiten acceder a documentos desde múltiples dispositivos. Pero también puede utilizar el propio almacenamiento del hosting de su sitio web para alojar los documentos de su oficina digital.

Involucre también a sus empleados en el camino a la oficina digital. Muchas reservas sobre la gestión de documentos digitales pueden eliminarse mediante una formación específica y la utilización de un buen desarrollo web.

Riesgos de la oficina digital

Desafortunadamente, una oficina digital no solo está bendecida con ventajas. Todavía existen grandes reservas en cuanto a la seguridad de los datos de su sitio web. Estos pueden estar en peligro por ataques de piratas informáticos, errores de software o fallos en el sistema.

La seguridad jurídica de los documentos digitales se refiere a la protección de estos documentos frente a posibles cuestiones legales que puedan surgir en relación a su autenticidad, integridad y validez. Esto es especialmente importante en el contexto del comercio electrónico de un sitio web, donde se realizan transacciones y se intercambian documentos de manera digital.

Para garantizar la seguridad jurídica de los documentos digitales de su oficina digital en su desarrollo web, es necesario contar con medidas de seguridad que aseguren la autenticidad y la integridad de estos documentos. Algunas de las medidas que se pueden utilizar incluyen la utilización de firmas digitales, la encriptación de los documentos y la utilización de tecnologías como la cadena de bloques blockchain para registrar y validar la autenticidad de los documentos.

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